¿Sabes exactamente qué portátiles, móviles, servidores y dispositivos de red tiene tu empresa? ¿Quién utiliza cada uno y en qué estado se encuentran?
“El portátil de Marta”, “el móvil del almacén” o “el equipo de la sala de reuniones” son referencias que todos reconocemos. El problema aparece cuando necesitamos conocer el modelo, comprobar el software instalado, saber si continúa en garantía o consultar cuándo se revisó por última vez.
En Stillion lo vemos a diario a través de nuestros servicios de soporte IT y gestión de infraestructuras: para mantener, proteger y planificar el entorno tecnológico de una empresa, primero hay que saber exactamente qué equipos y dispositivos forman parte de él.
Qué información necesitas tener controlada
Tener una visión clara y actualizada de los activos de la empresa implica controlar ordenadores, móviles, servidores, dispositivos de red, periféricos, licencias y otros recursos asociados.
Como explica INCIBE en su guía sobre gestión del inventario de activos, su elaboración debe partir de un alcance definido y mantenerse mediante revisiones periódicas.
Además de identificar cada dispositivo, el inventario debe recoger información útil para su gestión:
- Quién lo utiliza y dónde se encuentra.
- Su modelo, configuración y antigüedad.
- El software y las licencias instaladas.
- El estado de la garantía.
- Las revisiones e incidencias registradas.
- Si conviene mantenerlo, renovarlo o retirarlo.
¿Por qué necesita tu empresa un inventario tecnológico?
Mantener esta información actualizada aporta ventajas prácticas en la gestión diaria de la tecnología.
Controlar los costes y anticipar las compras
Un inventario actualizado ayuda a evitar licencias innecesarias, aprovechar las garantías vigentes y anticipar la renovación de equipos. Así, las compras y las inversiones se planifican con tiempo, en lugar de decidirse cuando un dispositivo deja de funcionar.
Agilizar el soporte técnico
Cuando un equipo falla, disponer de su configuración, antigüedad, usuario y últimas actuaciones acelera el diagnóstico y permite resolver la incidencia sin reconstruir su historial desde cero.
Esto también es Noise Cancelling IT: eliminar la información dispersa y las decisiones improvisadas para que la tecnología interfiera lo menos posible en el trabajo diario.
Reducir los riesgos de ciberseguridad
No se puede proteger un dispositivo si la empresa no sabe que existe, quién lo utiliza o qué programas tiene instalados. De hecho, INCIBE considera el inventario de activos el primer elemento de la gestión de la seguridad de un sistema.
Ante un incidente de ciberseguridad, disponer de esta información permite identificar antes los equipos afectados y actuar con mayor rapidez.
Controlar las altas, los cambios y las bajas
Tener identificado qué dispositivo utiliza cada persona facilita su asignación cuando alguien se incorpora, su revisión ante un cambio de puesto y su recuperación cuando deja la empresa.
También ayuda a controlar sus accesos y licencias, evitando equipos sin responsable, cuentas activas innecesarias o información corporativa fuera de control.
En conclusión: un inventario solo es útil si está actualizado
Crear una lista es solo el primer paso. Su verdadero valor está en centralizar información fiable e incorporar cada alta, cambio o retirada de equipos.
En Stillion integramos el inventario y la gestión de activos tecnológicos en nuestros servicios de soporte IT y gestión de infraestructuras, ayudando a nuestros clientes a mantener el control y tomar mejores decisiones.
¿Tienes una visión clara y actualizada de todos tus equipos? Escríbenos a comercial@stillion.tech y te ayudamos a poner orden en tu inventario tecnológico.